In September, we kicked off the 3rd iteration of Projekt CH+, together with the Prototype Fund. Our new prototype will  be more playful than previous versions. We are Sophie, Emma, Oliver and Florian, an interdisciplinary team of game designers and we are the youngest team at the Prototype Fund. What we lack in experience, we make up with enthusiasm… and maybe one or two jokes, while we’re at it. Our passion for developing educational games has brought us together. Looking back at the last four months, we can confidently state: Our learnings have made us grow up so much, we feel like we might no longer be the youngest team.

So, does old age come with wisdom? We’ll let you be the judge of that:

Communicating

Game development brings people with various skill sets together. Gameplay, visuals, music and content creators meet to create unique experiences for users. In our case, Emma and Sophie design the visuals, Oliver and Florian write the code. Those who work on a given day, meet online on a daily basis to coordinate and work with visual mockups early on to ensure that we are all on the same page. Even though team meetings do take time from other, seemingly more productive activities, they are absolutely worth the time as we have come up with unique and creative solutions.

Scoping

We are shooting for the moon. As a team, we are not very fond of playing it safe. Where’s the fun in that? Maybe it is the fact that most of us spend quite some of our free time in fantastic game worlds is one of the reasons why we aim for fantastical outcomes in our work. While we continue to aim for the moon, we have learned to plan our journey and know that we need a couple of pit stops before our moon landing.

Being Flexible

While project timelines and development plans provide stability, these plans should not be set in stone while prototyping. Especially when working with an iterative approach, new challenges pop up on a regular basis. Even if we love our initial ideas, staying open to and seeking constructive criticism and implementing feedback even if it means adjusting timelines is key for reaching the moon one day.

Now, dear reader, if you think that all these points are pretty obvious, you are perfectly right. But – a big BUT (and we cannot lie): we’ve realised that there is a big difference between knowing these things and experiencing them.

We are trying to use the best of what game design has to offer in order to make political self-education fun and entertaining for all ages but especially young voters. This is not an easy task and we are constantly being challenged, in our technical fields of expertise but also in our first experiences as a young team under pressure to perform to our own, but also external expectations and aims. In the end, it all comes down to playing towards each other’s strengths and pulling towards the same vision.

Wagen wir die digitale Demokratie oder verzichten wir vorerst auf eine breit abgestützte und zeitgemässe Partizipation? Mit dem Projekt “owlly” wollen wir die Schweizer Demokratie ins 21. Jahrhundert befördern! Wir verfolgen das Ziel, E-Collecting, also das Sammeln, Bescheinigen und Zählen von Unterschriften für Volksbegehren, in der Schweiz zu ermöglichen.

Während der letzten drei Monate durften wir einiges lernen und haben folgende Erfahrungen gemacht, welche wir mit euch teilen möchten:

Austausch

In zahlreichen Gesprächen mit Bürgerinnen und Bürgern, Vertreter*innen aus der Regierung und Campaigner*innen konnten wir viel Lehrreiches über die bisherige Debatte, die Ängste und Sorgen, aber auch die Chancen für E-collecting erfahren. Dabei konnten wir unseren eigenen Wissensstand und somit unseren Horizont erweitern. Das ist insofern wichtig, weil sich noch niemand an eine ganzheitliche Umsetzung von E-Collecting gewagt hat. Bisherige Projekte und politische Vorstösse haben sich jeweils nur mit einem Teilprozess von E-Collecting befasst.

Interdisziplinäres Team

Unser Team besteht aus fünf jungen Männern. Nicht gerade das, was man sich in erster Linie unter einem ausgewogenen Team vorstellt. Dennoch ermöglichen uns die verschiedenen beruflichen Hintergründe das Thema aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten. So haben wir neben einem Software Entwickler und Produktmanager auch einen Geografen, einen Maschinenbauer und einen Grafiker in unseren Reihen. Auch machen verschiedene Nationalitäten und Wohnorte die Zusammenarbeit interessant und lassen viele Einflüsse und Ansichten ins Projekt einfliessen.

Bleib in Bewegung

Von Anfang an haben wir uns zum Ziel gesetzt, jederzeit ein MVP (Minimum Viable Product) zu haben. Zu diesem Zweck haben wir unser Projekt schon zu Beginn in fünf verschiedene Streams aufgeteilt und pro Stream alle zwei Wochen einen Feedback-Loop eingebaut. Das hat uns ermöglicht, jederzeit über einen Teil des Projekts ein Feedback einzuholen. Da wir vor allem in der ersten Projektphase mit Papier-Konzepten oder Click-Dummys arbeiteten, konnten wir so sehr schnell Fehler machen, daraus lernen und die Verbesserungen mit der nächsten Iteration implementieren.

Abschliessend gibt es aber noch das kleine Virus, welches auch unsere Pläne beeinflusst hat, zu erwähnen. Was wir als Team aus den letzten Monaten mitnehmen, ist die Arbeitsweise, an die wir uns zuerst gewöhnen mussten. Wir haben uns alle aufgrund der Corona Situation noch nie zu fünft “in echt” getroffen und vermissen langsam den direkten und persönlichen Austausch. Trotz allem ist es aber auch erstaunlich, was wir bis jetzt trotz dieser Herausforderungen als Team schon erreichen konnten. Wir freuen uns schon jetzt auf ein spannendes Jahr 2021. Denn eines ist für uns jetzt schon sicher: Nach dem Corona Jahr, wo das Sammeln von Unterschriften an seine Grenzen gekommen ist, wird im 2021 das Thema E-Collecting definitiv auf der politischen Agenda der Schweiz landen. 

En Suisse, la politique semble ne jamais s’arrêter. Les réseaux sociaux s’animent de campagnes de votation et d’élection en permanence. Durant l’automne 2020, l’équipe du projet FairElection a rencontré 6 représentant-es de partis politiques à travers la Romandie, avec une incursion par visioconférence en Suisse alémanique. Nous avons parlé élections, primaires et procédures de choix au moment d’établir des listes de candidat-es. A chaque conversation, la même impression: une campagne est toujours en route, les comités et secrétariats de partis ne se mettent jamais sur pause. A travers les vertes contrées d’Helvétie, une élection est toujours en préparation, avec ses comités, ses soutiens, ses coups de fils et ses esquisses d’affiches. Dans ce tourbillon d’activités, tous nos interlocuteurs expliquent que, par-dessus tout, la politique consiste avant tout dans la gestion d’équipe, de l’humain, avec des hommes et des femmes qui veulent se mettre au service de la population. Dans cette gestion d’équipe, le moment du choix des candidat-es est une phase particulièrement tendue. Luttes intestines et conflits d’ego sur fond de grandes déclarations du parti semblent programmés.

Un outil pour la sélection des candidat-es dans les partis politiques

Prenant acte de ces défis, nous rencontrons ces représentant-es de parti pour leur proposer une innovation politique. Grâce au soutien du programme “Prototype Fund”, initiative commune de l’association OpenData et de la Fondation Mercator Suisse, nous sommes en train de développer un outil pour accompagner les partis dans leur processus interne de sélection de candidat-es. L’outil s’appelle “FairElection” et nous voulons en faire un instrument de travail pour tous les partis du pays. 

FairElection permets aux partis de mener et d’expliciter une discussion sur le type de candidat-es qu’ils veulent mettre sur leur liste. Tous nos interlocuteurs ont confirmé que l’ambition de représenter leurs électeurs-trices était cruciale. Pour ce faire, une méthode efficace consiste à choisir des candidat-es qui ressemblent à la population, au moins dans les grandes lignes. La population est diverse ? Les candidat-es à une responsabilité politique devraient l’être aussi afin de renforcer le sentiment d’appartenance des citoyen-nes et de garantir les meilleures décisions politiques possibles.

Bien sûr, les partis rencontrés n’ont pas tous les mêmes objectifs de représentation. Pour certains, la question de l’égalité des genres est clef et les listes sont d’ores et déjà paritaires. Pour d’autres, ce sont plutôt les domaines d’activité qui doivent être mieux représentés, ou les régions, ou encore les différents groupes d’âge. L’outil “FairElection” veut être la plateforme de ce débat, à mener directement au sein des partis: quelle diversité voulons-nous sur nos listes de candidat-es? A quelle population voulons-nous ressembler? Une fois que ces critères sont fixés, comment les appliquer à la sélection de nos candidat-es? Sur la base des réponses choisies par le parti, l’algorithme FairElection met en oeuvre les critères de représentation.

Six months to develop a prototype to increase political participation in Switzerland. A daunting task. Who has accepted the challenge? 24 highly motivated people are currently tackling this endeavor in five project teams. They work on 

• gamified political self-education and voting help (CH+), 
• the electronic signing of popular referenda and initiatives (Owlly),
• a tool implementing your group’s self-chosen diversity criteria for committees or lists of political candidates (FairElection), 
• enabling the public to address questions directly and sometimes publicly to parliamentarians (Q&A Bundeshaus), and 
• on bringing democracy to schools (Voty). 

We at the Prototype Fund Switzerland do our best to support their team and individual learning journey while improving our prototype, the Prototype Fund. 

Two months into the program, it is time to look back. How did we fare as a lean and agile organization in the world of Swiss politics? The macroview: the fun and motivation curve was steadily high with minor plumps while our progress curve was somewhat less smooth but nevertheless sharply upward trending. 

From our many lessons learnt, we picked three to share with you. 

Acceleration time

First lesson learnt: it takes time to get up to speed. It has proven challenging to “switch on” the project at the program start on 1 September 2020. Team members are still transitioning out of other projects. They need time to get to know each other and build the fundament for their collaboration. The conceptual basis is developed and strengthened through a lot of exchanges with internal and external stakeholders – a time-intensive endeavor. The Prototype Fund could improve this process by asking key questions about the project’s ambitions and the road to a prototype right after the jury selection to let the teams – in particular project leaders – ponder them over the summer. The “answers” would then be discussed at the Kickoff Worksop. Oftentimes, the best ideas occur during your hike in the Swiss mountains.

Oh, user testing is hard

Second lesson learnt: „If you are asking yourself when to start user testing, it’s actually too late already.“, in short: “test more, fail earlier” in Sandro’s words (owlly). User testing is at the heart of any tool with the ambition to advance digital democracy. Politics is already complex enough so software should not create any additional hurdles. Through our first workshop and through learning by trying, we now know: user testing requires asking the hard questions. 

• Who are your target groups? No, it’s not the Swiss population…
• What do they want to use your tool for? It is mostly not what you thought…
• What hypotheses is your solution based on? Be ready to overhaul them…again, and again.
• Which feature should you forget about? Yes, you will have to kill some, maybe all of your darlings. It is the users’ darlings that need to survive for your endavor to succeed.

User testing also requires recruiting users, coordinating meetings, presenting your ideas in an understandable format, and being specific about what you want to test.

Agile or not? We need to work with you either way

Third lesson learnt: we are an agile organization in a (mostly) non-agile environment. The projects interact with environments that do not operate on a six-month timeline with many short-term goals. How is it possible to remain an agile environment in a non-agile environment? We had to adapt our initial “plan” for the program of the Prototype Fund. We wanted to co-design the content with the teams. Before the Kickoff workshop, we had thus only determined the basic structure of our program with, for example, bi-weekly check-in calls and save-the-dates for workshops and demo events (see the program structure below). We strived to be truly user-centered and organize workshops and mentorings according to projects’ self-stated needs. Sounds unrealistic? It was. 

After Nikki had increased her (already strong) network substantially by calling a dozen contacts from contacts for a workshop to be held the following week, we figured that our à la carte approach had to be complemented and adapted in order not to avoid resource waste. We also realized that the project leads do not always have the headspace to think about the forest when their tree seeds do not want to grow. We thus changed our approach and now propose fixed “menus” to the projects. Together with the project leads, we then decided which “menu” (workshop topic) would be served next month, and noted any special “dietary” requests. Now, we have time to recruit the best “cooks” aka experts in time. Any side-effects of being somewhat less lean than planned? For now, it is just that Nikki’s network is growing somewhat slower. 

Give me the numbers

Last but not least: some stats about our measurable achievements as Prototype Fund.

• 2 months
• 45 weekly written checkins to learn about teams‘ mood and motivation
• 4 bi-weekly 2-hour calls on Jitsi and Big Blue Button to share learnings, successes and raise and solve challenges
• 3 workshops (incl. Kickoff Workshop)
• 1 internal Mid-Demo Day with the jury members
• 3 open-source software tools for all communication:
  • Mattermost (instead of Slack)
  • Big Blue Button & Cyon & Jitsi (instead of Zoom)
  • OnlyOffice (instead of Google Drive)

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